Protection des renseignements personnels

Réunions & Motivation Inc. (« R&M », « nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous consultez le site reunions-motivation.com, créez un compte, remplissez un formulaire, communiquez avec nous ou utilisez nos services.

Elle s’applique aux visiteurs du site, aux membres, aux clients, aux représentants d’établissements, aux planificateurs d’événements, aux partenaires, aux fournisseurs et à toute autre personne qui nous transmet des renseignements personnels.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique et des lois applicables. Toute question, demande d’accès ou de rectification, plainte ou préoccupation peut lui être transmise.

Responsable : Garim Bang, COO et CTO
Courriel : info@reunions-motivation.com
Adresse : 1211 crois. de Saratoga, Saint-Lazare (Québec) J7T 2L9, Canada

2. Renseignements personnels recueillis

Renseignements d’identification et de communication

•  Nom et prénom;

•  Nom de l’entreprise ou de l’organisation;

•  Titre ou fonction;

•  Adresse courriel et numéro de téléphone;

•  Adresse postale;

•  Langue de communication.

Renseignements transmis dans une demande

•  Sujet et contenu d’un message;

•  Information concernant un événement, une destination ou un établissement;

•  Besoins liés à une certification, à une demande de service ou à un partenariat;

•  Documents, préférences et renseignements que vous choisissez de nous transmettre.

Nous vous demandons de ne pas transmettre de renseignements personnels sensibles qui ne sont pas nécessaires au traitement de votre demande.

Renseignements liés à un compte ou à l’espace membres

•  Nom d’utilisateur et adresse courriel;

•  Mot de passe conservé sous forme chiffrée;

•  Renseignements associés au profil;

•  Historique d’utilisation, de demandes ou de transactions;

•  Préférences de communication;

•  Renseignements nécessaires à la gestion d’une adhésion ou d’une certification.

Renseignements relatifs aux transactions

•  Nom et coordonnées de facturation;

•  Produits ou services commandés;

•  Montant, date et statut de la transaction;

•  Renseignements nécessaires à la facturation et à la tenue de dossiers.

Les paiements peuvent être traités par un fournisseur spécialisé. R&M ne conserve pas nécessairement les numéros complets de cartes de paiement. Le traitement des données de paiement est également assujetti aux politiques du fournisseur concerné.

Renseignements techniques et données d’utilisation

•  Adresse IP;

•  Type d’appareil, de navigateur et de système d’exploitation;

•  Langue et paramètres du navigateur;

•  Date, heure et durée de la visite;

•  Pages consultées et actions effectuées;

•  Page ou site ayant dirigé votre visite;

•  Données recueillies au moyen de témoins de connexion et de technologies semblables.

3. Moyens de collecte

Nous pouvons recueillir vos renseignements :

•  Lorsque vous remplissez un formulaire;

•  Lorsque vous créez ou utilisez un compte;

•  Lorsque vous demandez une certification, un service, de l’information ou une soumission;

•  Lorsque vous effectuez une transaction;

•  Lorsque vous vous inscrivez à une communication ou à une activité;

•  Lorsque vous communiquez avec nous;

•  Automatiquement, au moyen de témoins de connexion et de technologies semblables;

•  Auprès d’un partenaire ou d’un représentant autorisé, avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.

4. Finalités de la collecte

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

•  Répondre aux demandes de renseignements;

•  Traiter les demandes de certification ou de services;

•  Administrer les comptes et l’espace membres;

•  Communiquer avec les membres, clients, partenaires et fournisseurs;

•  Planifier, organiser ou promouvoir des réunions, événements et voyages de motivation;

•  Évaluer ou présenter des établissements, destinations et services;

•  Fournir des recommandations et du soutien;

•  Traiter les commandes, paiements et renouvellements;

•  Gérer la facturation et nos obligations comptables;

•  Transmettre des communications demandées ou autorisées;

•  Améliorer le site, son contenu et l’expérience des utilisateurs;

•  Mesurer l’audience et comprendre l’utilisation du site;

•  Prévenir la fraude, les abus et les incidents de sécurité;

•  Respecter nos obligations légales et protéger nos droits.

Nous ne recueillons que les renseignements raisonnablement nécessaires aux fins annoncées.

5. Consentement

Lorsque la loi l’exige, nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels. Votre consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Il peut être exprès ou implicite selon la nature des renseignements, le contexte et les exigences légales.

Vous pouvez retirer votre consentement en communiquant avec nous. Ce retrait ne s’applique pas rétroactivement et peut limiter notre capacité à vous fournir certains services. Nous pouvons aussi traiter certains renseignements sans consentement lorsque la loi l’autorise ou l’exige.

6. Témoins de connexion et technologies semblables

Le site utilise des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies semblables. Un témoin est un petit fichier enregistré sur votre appareil afin de permettre au site de fonctionner, de mémoriser certaines préférences ou de recueillir de l’information sur son utilisation.

Témoins nécessaires

Ils permettent le fonctionnement du site, la sécurité, la navigation, l’ouverture d’une session, la gestion d’un compte ou d’un panier et la conservation de préférences essentielles. Ils ne peuvent généralement pas être désactivés à partir de notre mécanisme de consentement.

Témoins fonctionnels

Ils servent à mémoriser certains choix, comme la langue ou les préférences d’affichage, et à améliorer les fonctionnalités du site.

Témoins de mesure et d’analyse

Nous pouvons utiliser Google Analytics ou un service comparable pour mesurer l’achalandage, comprendre l’utilisation du site et améliorer son contenu. Ces outils peuvent recueillir notamment l’adresse IP, le type d’appareil, les pages consultées, la durée de la visite et les interactions effectuées.

Témoins publicitaires ou de profilage

Si de tels outils sont utilisés, ils peuvent servir à mesurer l’efficacité de campagnes ou à personnaliser certaines communications. Les témoins non essentiels et les fonctions permettant l’identification, la localisation ou le profilage ne sont activés qu’après l’obtention du consentement lorsque celui-ci est requis.

Vous pouvez accepter ou refuser les catégories de témoins non essentiels au moyen de l’outil de gestion des témoins du site et modifier les paramètres de votre navigateur. Le refus de certains témoins peut limiter certaines fonctionnalités.

7. Communications électroniques

Nous pouvons vous transmettre des communications lorsque vous les avez demandées, y avez consenti, qu’elles sont liées à une relation d’affaires existante ou que la loi nous le permet. Vous pouvez vous désabonner au moyen du lien inclus dans les communications promotionnelles ou en écrivant à info@reunions-motivation.com. Les communications administratives ou transactionnelles nécessaires peuvent néanmoins se poursuivre.

8. Communication à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer, lorsque nécessaire, aux catégories suivantes :

•  Fournisseurs d’hébergement Web et infonuagique;

•  Fournisseurs de services informatiques et de cybersécurité;

•  Fournisseurs de messagerie électronique;

•  Fournisseurs d’outils d’analyse d’audience;

•  Fournisseurs de paiement et de facturation;

•  Fournisseurs administrant le site ou l’espace membres;

•  Conseillers professionnels, notamment comptables, juristes et assureurs;

•  Partenaires, établissements ou fournisseurs participant à un service demandé;

•  Autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

Ces tiers ne doivent avoir accès qu’aux renseignements nécessaires à leurs fonctions. Lorsque requis, nous utilisons des ententes contractuelles et d’autres mesures de protection. Des renseignements peuvent aussi être communiqués dans le cadre d’une réorganisation, d’un financement, d’une fusion, d’une vente d’actifs ou d’une opération commerciale, conformément à la loi.

9. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Ceux-ci peuvent alors être assujettis aux lois de la juridiction concernée. Avant une communication à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place les mesures appropriées lorsque la loi l’exige.

10. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements uniquement pendant la période nécessaire aux fins annoncées, sous réserve de nos obligations légales, fiscales, comptables, contractuelles et réglementaires. De façon générale :

•  Les demandes de renseignements peuvent être conservées jusqu’à 24 mois après le dernier échange;

•  Les renseignements d’un compte peuvent être conservés pendant la durée du compte, puis pendant une période raisonnable après sa fermeture;

•  Les dossiers contractuels, transactionnels et comptables peuvent être conservés pendant au moins sept ans ou pendant toute autre période exigée par la loi;

•  Les données d’analyse sont conservées selon les paramètres du fournisseur concerné.

À l’expiration de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences légales.

11. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures physiques, administratives et technologiques raisonnables pour protéger les renseignements contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification, la copie, la perte ou la destruction non autorisés. Ces mesures peuvent comprendre des contrôles d’accès, des mots de passe, le chiffrement des communications, des sauvegardes, des mises à jour de sécurité et la limitation des accès selon les fonctions.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’est entièrement exempte de risques. En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures raisonnables pour réduire le risque et aviserons les personnes concernées ainsi que les autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

12. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

•  Demander si nous détenons des renseignements à votre sujet et y accéder;

•  Demander leur rectification lorsqu’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;

•  Demander, lorsque les conditions légales sont réunies, la cessation de leur diffusion ou leur désindexation;

•  Retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications;

•  Demander la suppression de renseignements qui ne sont plus nécessaires, sous réserve de nos obligations;

•  Obtenir, dans les situations prévues par la loi, certains renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé;

•  Déposer une plainte concernant nos pratiques.

Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre. Pour exercer vos droits, écrivez à info@reunions-motivation.com en précisant votre demande. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou une autre autorité compétente.

13. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des plateformes ou services exploités par des tiers. R&M n’est pas responsable de leurs pratiques, de leur contenu ou de leur sécurité. Nous vous invitons à consulter leur politique de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements.

14. Protection des mineurs

Nos services s’adressent principalement aux professionnels et aux entreprises. Nous ne cherchons pas à recueillir sciemment les renseignements de personnes de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou du titulaire de l’autorité parentale lorsque celui-ci est requis. Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements de façon inappropriée, veuillez communiquer avec nous.

15. Modifications à la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, services, technologies ou obligations légales. La version mise à jour sera publiée avec la date de la dernière modification. Un avis pourra être affiché ou transmis lorsque les changements sont importants.

16. Nous joindre

Pour toute question, demande, plainte ou préoccupation concernant cette politique ou la gestion de vos renseignements personnels :

Responsable : Garim Bang, COO et CTO Courriel : info@reunions-motivation.com Adresse : 1211 crois. de Saratoga, Saint-Lazare (Québec) J7T 2L9, Canada